Datenschutzordnung des Saarwaldverein e.V. OG Holz Dokument: SWV-HOLZ-004 | Dokumentenversion: 01 | Datum: 19.06.2018

Präambel Der Saarwaldverein e.V. OG Holz verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, Organisation der Wanderungen, Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-DatenschutzGrundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. - § 1 - Allgemeines Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern sowie Teilnehmern an öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Wanderungen), sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
- § 2 - Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder 1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt. 2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, ggf. Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. sportliche Aktivitäten im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. 3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Landesverband, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diesen weitergeleitet. Diese sind: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum sowie Datum des Vereinsbeitritts. Als Mitglied des Deutschen Wanderverbandes ist der Verein ferner verpflichtet, seine Mitglieder an den Verband zu melden. Übermittelt werden dabei Name, Geschlecht, Geburtsdatum und Wohnort. Bei Mitgliedern des Landesvorstandes die vollständige Adresse mit Telefonnummer, Mailadresse sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein. 4. Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Sparkasse Saarbrücken weitergeleitet. 
- § 3 - Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit 1. Bei Veröffentlichungen von Veranstaltungen / Wanderungen in der Presse und/oder im Internet werden die Namen und, wenn notwendig, die Telefonnummern der verantwortlichen Personen (z.B. Wanderführer) nur dann genannt, wenn eine schriftliche Einverständniserklärung der jeweiligen Personen vorliegt. 2. Bei öffentlichen Veranstaltungen werden regelmäßig Fotos und/oder Videoaufzeichnungen erstellt die unter Umständen in Print- und/oder  online-Medien (z.B. Internet / Homepage / Newsletter) veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung dieser Fotos und Videos erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer schriftlichen Einwilligung der abgebildeten Personen. 3. Auf der Internetseite des Vereins sowie dem jährlich erscheinenden Wanderplan werden die Daten der Mitglieder des Vorstands und der Wanderführer mit Vorname, Nachname, Funktion und ggf. E-Mail-Adresse und Telefonnummer nur dann veröffentlicht, wenn eine schriftliche Einverständniserklärung der jeweiligen Personen vorliegt. 4. Der Bezug des vereinsinternen Newsletters ist nur dann möglich wenn die beziehende Person zuvor eine schriftliche Einverständniserklärung abgegeben hat. 
- § 4 - Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem 1. Vorsitzenden zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt. Der 1. Vorsitzende stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. 
- § 5 - Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen 1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern an Veranstaltungen werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Wanderführern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. 2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
- § 6 - Austritt aus dem Verein 1. Bei Austritt aus dem Verein werden Geschlecht, Anschrift, Geburtsdatum, Haushalts- und Familienzugehörigkeit und ggf. Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus der Mitgliederliste gelöscht. Ebenso erfolgt die Löschung des SEPA – Lastschriftmandats bei der Sparkasse Saarbrücken. 2. Für Zwecke der Vereinschronik erfolgt eine dauerhafte Speicherung im Vereinsarchiv. Hierunter fallen folgende personenbezogene Daten: Vor- und Familienname, Datum des Vereinsbeitritts, Funktion im Verein und den sportlichen Aktivitäten innerhalb des Vereins. Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, solange kein schriftlicher Widerspruch durch die betroffene Person erfolgt. 3. Personenbezogene Daten des ausgetretenen Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu 10 Jahren, beginnend mit dem Austrittsdatum, aufbewahrt.
- § 7 - Kommunikation per E-Mail Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen (z.B. Newsletter), die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. 
- § 8 - Verpflichtung auf die Vertraulichkeit Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Wanderführer), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. 
- § 9 - Datenschutzbeauftragter Da innerhalb des Vereins weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind wurde auf die Benennung eines Datenschutzbeauftragten verzichtet.
 -§ 10 - Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten Der Verein unterhält einen zentralen Internetauftritt. Dessen Einrichtung und Unterhaltung obliegt ausschließlich der im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten genannten Person. Sie ist auch für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online - Auftritten verantwortlich. Darüber hinaus sind keine weiteren Internetauftritte gestattet. 
- § 11 - Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung 1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder Weitergabe ist untersagt. 2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung werden entsprechend geahndet. 
- § 12 - Inkrafttreten der Datenschutzordnung Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 21.06.2018 beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Ein Exemplar dieser Datenschutzordnung wurde jedem Vereinsmitglied ausgehändigt.

Merkblatt über die Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO Dokument: SWV-HOLZ-005 | Dokumentenversion: 01 | Datum: 19.06.2018 

Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach. 1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter: Saarwaldverein e.V. OG Holz Veilchenweg 11 66265 Heusweiler gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB Stefan La Cava (1. Vorsitzender) Tel: 0 68 06 / 8 65 31 Ralf Kläs ( 2. Vorsitzender) Tel: 0 68 06 / 98 91 52 Harald Kettering (Kassenwart) Tel: 0 68 97 / 6 58 22

2. Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden: Siehe hierzu die Datenschutzordnung des Saarwaldverein e.V. OG Holz. 
3. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme an Veranstaltungen. 
4. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten: Siehe hierzu die Datenschutzordnung des Saarwaldverein e.V. OG Holz.
5. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer: Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt. Die Verarbeitung (Speicherung und Veröffentlichung) bestimmter Daten erfolgt zur Zwecke der Vereinschronik und der Wahrung berechtigter Interessen des Vereins, solange kein Widerspruch durch die betroffene Person erfolgt. Nähere Infos siehe Datenschutzordnung.
6. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu: 1. das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, 2. das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, 3. das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, 4. das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, 5. das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO, 6. das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO, 7. das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO 8. das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
7. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen: Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.